Tiêu chuẩn quốc gia

• Số hiệu / Standard Number: TCVN 9108-2:2013
• Năm ban hành / Publication date: 2013
• Tình trạng / Status: A - Còn hiệu lực (Active)
• Tên tiếng Việt / Title in Vietnamese: Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số
• Tên tiếng Anh / Title in English: Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems
• Tiêu chuẩn tương đương / Equivalent to: ISO 16175-2:2011 ; IDT - Tương đương hoàn toàn
• Chỉ số phân loại Quốc tế (ICS) / By field: 01.140.20 - Khoa học thông tin
• Số trang / Page: 62
• Phạm vi áp dụng / Scope of standard: Tiêu chuẩn này được giới hạn với các sản phẩm thường được gọi là “hệ thống quản lý hồ sơ số” hay “hệ thống quản lý nội dung cho doanh nghiệp”. Tiêu chuẩn này dùng thuật ngữ hệ thống quản lý hồ sơ số cho những ứng dụng phần mềm có chức năng chính là quản lý hồ sơ. Tiêu chuẩn không tìm cách thiết lập các yêu cầu cho hồ sơ vẫn còn đang sử dụng và được lưu giữ trong hệ thống kinh doanh. Các đối tượng số được tạo ra bởi các ứng dụng thư điện tử, xử lý văn bản, bảng tính và các ứng dụng tạo hình ảnh (như tài liệu văn bản, và hình ảnh động hoặc tỉnh), nơi chúng được xác định là có giá trị kinh doanh, cần được quản lý trong hệ thống quản lý hồ sơ số đáp ứng các yêu cầu chức năng đề ra trong tiêu chuẩn này.; Các hồ sơ được quản lý bởi hệ thống quản lý hồ sơ số có thể được lưu trữ trên nhiều dạng phương tiện khác nhau, và có thể được quản lý trong các tập hợp hồ sơ kép bao gồm cả hai yếu tố số và phi số.; Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu không cụ thể, hoặc không cần thiết cho việc quản lý hồ sơ, ví dụ, yêu cầu thiết kế và quản lý hệ thống chung. Tiêu chuẩn cũng không bao gồm các yêu cầu chung cho tất cả các ứng dụng phần mềm, chẳng hạn như tính hiệu quả, khả năng mở rộng và tính khả dụng. Đưa ra các mục tiêu chính của tiêu chuẩn này, và nó cũng giả định trình độ hiểu biết về phát triển kỹ thuật thiết kế, quy trình mua sắm và đánh giá là những vấn đề không được đề cập trong tiêu chuẩn này. Mặc dù không bao gồm trong các yêu cầu của tiêu chuẩn này, tầm quan trọng của yêu cầu chức năng quản lý tài liệu không phải là hồ sơ đối với các hệ thống quản lý hồ sơ vẫn được công nhận bằng việc đưa chúng trong mô hình mức cao tại điều 4.2: Tổng quan về các yêu cầu chức năng.; Thông số kỹ thuật để bảo quản lâu dài các hồ sơ số cũng không thuộc phần này; vấn đề này cần được giải quyết cụ thể trong phạm vi chuyên môn của công tác bảo quản số hoặc \'lưu trữ số\' ở mức chiến lược. Những nghiên cứu về bảo quản số này vượt quá sứ mệnh của các hệ thống và là hệ thống độc lập, chúng nên được đánh giá trong một kế hoạch chuyển đổi và di trú cụ thể ở mức chiến thuật. Tuy nhiên, việc thừa nhận sự cần thiết phải duy trì hồ sơ lâu dài theo yêu cầu sẽ được đề cập, và vấn đề lỗi thời của định dạng tiềm tàng cũng nên được xem xét khi áp dụng các yêu cầu chức năng này.; Tiêu chuẩn này đưa ra tập hợp các yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số. Những yêu cầu này áp dụng cho hồ sơ không phân biệt vật mang mà trong đó chúng được tạo ra và/ hoặc được lưu trữ. Các yêu cầu này được dự định để:; a) thiết lập các quy trình và yêu cầu để nhận dạng và quản lý hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ số.; b) thiết lập chức năng quản lý hồ sơ để đưa vào đặc điểm kỹ thuật thiết kế, khi xây dựng, nâng cấp hoặc mua phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ số;; c) thông báo về yêu cầu chức năng quản lý hồ sơ phục vụ cho việc lựa chọn hệ thống quản lý hồ sơ số thương mại hiện có;; d) xem xét chức năng quản lý hồ sơ, hoặc đánh giá tính phù hợp của một hệ thống quản lý hồ sơ số hiện tại.
• Tiêu chuẩn viện dẫn / Nomative references: Các tài liệu sau đây là cần thiết để áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi (nếu có).; TCVN 9108-1:201 (ISO 16175-1:2010), Thông tin và tư liệu-Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử-Phần 1:Tổng quan và trình bày các nguyên tắc); TCVN 9108-3:2011 (ISO 1617-3:2010), Thông tin và tư liệu-Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử-Phần 3:Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh; TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin và tư liệu-Quản lý hồ sơ. Phần 1:Yêu cầu chung; ISO 2788:1986, Documentation-Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri (Tư liệu-Hướng dẫn xây dựng và phát triển từ điển từ chuẩn đơn ngữ).; ISO 5964:1985, Documentation-Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri (Tư liệu-Hướng dẫn xây dựng và phát triển từ điển từ chuẩn đa ngữ).; ISO/TR 15801:2009, Document management-Information stored electronically-Part 2:Recommendations for trustworthiness and reliability (Quản lý tư liệu-thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử. Phần 2:Đề xuất về sự tin cậy và độ tin cậy); ISO 23081-1:2006, Information and Docmentation-Records management processes-Metadata for records-Part 1:Principles (Thông tin và tư liệu-Quá trình quản lý hồ sơ-Siêu dữ liệu cho hồ sơ-Phần 1:Nguyên tắc); ISO 23081-2:2009, Information and Docmentation-Managing metadata for records-Part 2:Conceptual and implementation issues (Thông tin và tư liệu:Quản lý siêu dữ liệu cho hồ sơ-Phần 2:Các vấn đề khái niệm và thực hiện)
• Quyết định công bố / Decision number: 3338/QĐ-BKHCN , Ngày 30-10-2013