Tiêu chuẩn quốc gia

• Số hiệu / Standard Number: TCVN 7420-1:2004
• Năm ban hành / Publication date: 2004
• Tình trạng / Status: A - Còn hiệu lực (Active)
• Tên tiếng Việt / Title in Vietnamese: Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chung
• Tên tiếng Anh / Title in English: Information and documentation - Records management - Part 1: General
• Tiêu chuẩn tương đương / Equivalent to: ISO 15489-1:2001 ; IDT - Tương đương hoàn toàn
• Chỉ số phân loại Quốc tế (ICS) / By field: 01.140.20 - Khoa học thông tin
• Số trang / Page: 27
• Phạm vi áp dụng / Scope of standard: Tiêu chuẩn này hướng dẫn cách quản lý hồ sơ1) của các tổ chức nhà nước hoặc tư nhân đối với khách hàng nội bộ và bên ngoài. ; Mọi yêu cầu nêu ra trong tiêu chuẩn này đều là yêu cầu khuyến cáo áp dụng nhằm đảm bảo các hồ sơ thích hợp được tạo lập, thu nhận và quản lý. Các thủ tục giúp đảm bảo việc quản lý hồ sơ theo các nguyên tắc và các yêu cầu của tiêu chuẩn này được nêu trong TCVN 7420-2 (ISO/TR 15489- 2) (Hướng dẫn). ; Tiêu chuẩn này ; - áp dụng cho việc quản lý hồ sơ, được trình bày theo mọi dạng thức hoặc trên mọi vật mang tin, do các tổ chức nhà nước hoặc tư nhân tạo lập hoặc tiếp nhận trong quá trình thực hiện hoạt động của mình, hoặc áp dụng cho các cá nhân có trách nhiệm lập và duy trì hồ sơ; ; - hướng dẫn về xác định trách nhiệm của các tổ chức đối với hồ sơ và các chính sách, thủ tục, hệ thống và quá trình liên quan đến hồ sơ; ; - hướng dẫn về quản lý hồ sơ nhằm tạo điều kiện hỗ trợ cho khung quá trình chất lượng phù hợp với TCVN ISO 9001:2000 (ISO 9000) và TCVN ISO 14001:1998 (ISO 14001); ; - hướng dẫn về thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ, nhưng ; - không bao gồm việc quản lý hồ sơ lưu trữ trong các tổ chức lưu trữ. ; Tiêu chuẩn này áp dụng cho ; - các nhà quản lý trong tổ chức, ; - các cán bộ chuyên môn về quản lý hồ sơ, quản lý thông tin và quản lý công nghệ, ; - mọi nhân sự khác trong tổ chức, và ; - những người khác có trách nhiệm tạo lập và duy trì hồ sơ
• Tiêu chuẩn viện dẫn / Nomative references: Các tài liệu sau đây là cần thiết để áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi (nếu có).; ISO 51272) Information and documentation-Vocabulary (Thông tin và tư liệu-Từ vựng) ; TCVN ISO 9001:2000 (ISO 9001:2000) Hệ thống quản lý chất lượng-Các yêu cầu ; TCVN ISO 14001:1998 (ISO 14001:1996) Hệ thống quản lý môi trường-Quy định và
• Quyết định công bố / Decision number: 2733/ QĐ/ BKHCN , Ngày 09-12-2008