Tiêu chuẩn quốc gia

• Số hiệu / Standard Number: TCVN 9108-3:2011
• Năm ban hành / Publication date: 2011
• Tình trạng / Status: A - Còn hiệu lực (Active)
• Tên tiếng Việt / Title in Vietnamese: Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh
• Tên tiếng Anh / Title in English: Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems
• Tiêu chuẩn tương đương / Equivalent to: ISO 16175-3:2010 ; IDT - Tương đương hoàn toàn
• Chỉ số phân loại Quốc tế (ICS) / By field: 01.140.20 - Khoa học thông tin
• Số trang / Page: 75
• Phạm vi áp dụng / Scope of standard: Tiêu chuẩn này sẽ giúp các tổ chức đảm bảo bằng chứng (hồ sơ) của hoạt động kinh doanh được giao dịch thông qua hệ thống kinh doanh được quản lý và nhận dạng một cách thích hợp. Cụ thể, tài liệu sẽ giúp các tổ chức để:; ● hiểu các yêu cầu và quy trình để quản lý và nhận dạng các hồ sơ trong hệ thống kinh doanh;; ● phát triển các yêu cầu chức năng cho hồ sơ phải được đưa vào quy định thiết kế khi xây dựng, nâng cấp hoặc mua phần mềm cho hệ thống kinh doanh;; ● đánh giá khả năng quản lý hồ sơ của các phần mềm thương mại hoặc tùy biến của hệ thống kinh doanh; và; ● xem xét chức năng các hồ sơ hoặc đánh giá sự thích ứng của hệ thống kinh doanh hiện có.; Tiêu chuẩn không cung cấp một yêu cầu kỹ thuật hoàn chỉnh mà là vạch ra một số yêu cầu quản lý hồ sơ chủ chốt, với mức khuyến cáo đề xuất, có thể được sử dụng như một điểm khởi đầu cho sự phát triển lâu dài. Như đã được nêu trong tiêu chuẩn, các tổ chức vẫn sẽ cần phải đánh giá, sửa đổi và lựa chọn các yêu cầu của mình dựa trên sự ràng buộc, môi trường pháp lý, kỹ thuật và kinh doanh.; Mô đun này chỉ chú tâm vào các yêu cầu quản lý hồ sơ và không bao gồm quản lý hệ thống nói chung. Các yêu cầu về thiết kế như tiện ích, báo cáo, tìm kiếm, thực thi và quản trị hệ thống là vượt quá phạm vi của tài liệu này. Ngoài ra , môđun cũng đề cập đến kiến thức ở mức độ nhất định về phát triển các yêu cầu kỹ thuật thiết kế, mua bán và quy trình đánh giá, tuy nhiên những vấn đề này không đi vào chi tiết.; Các yêu cầu bảo quản lâu dài các hồ sơ số không được đề cập cụ thể trong tài liệu này. Tuy nhiên, tiêu chuẩn có đề cập đến các yêu cầu xuất thông tin có hỗ trợ bảo quản bằng cách cho phép xuất hồ sơ vào một hệ thống có khả năng bảo quản lâu dài, hoặc cho phép di chuyển các hồ sơ hiện thời vào các hệ thống mới.; Dù hướng dẫn trình bày trong môđun này được áp dụng cho quản lý hồ sơ trong môi trường phần mềm tích hợp cao, dựa trên kiến trúc theo hướng dịch vụ, nhưng các kịch bản như vậy không được đề cập rõ ràng. Quy trình và nguyên tắc tương tự sẽ được áp dụng trong các môi trường như vậy, nhưng cần phân tích thêm để xác định quy trình và dữ liệu nào, qua nhiều hệ thống, bằng chứng hoặc hồ sơ được yêu cầu của bất kỳ giao dịch cụ thể.; Sử dụng thuật ngữ \\\'hệ thống\\\' trong tài liệu này là để chỉ một hệ thống máy tính hoặc công nghệ thông tin. Điều này trái ngược với quản lý hồ sơ theo cách hiểu về thuật ngữ bao gồm khía cạnh rộng hơn về con người, chính sách, thủ tục và thực tiễn trong quản lý hồ sơ. Các tổ chức sẽ cần phải xem xét những khía cạnh rộng hơn, và để đảm bảo các công cụ hỗ trợ cho việc quản lý hồ sơ cơ bản như là quyền xử lý,2 phân loại bảo mật thông tin và việc mở hồ sơ theo thứ tự, để đảm bảo rằng các hồ sơ từ các hệ thống kinh doanh có thể được quản lý một cách thích hợp.
• Tiêu chuẩn viện dẫn / Nomative references: Các tài liệu sau đây là cần thiết để áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi (nếu có).
• Quyết định công bố / Decision number: 4073/QĐ-BKHCN , Ngày 30-12-2011