Đăng ngày: 10:32 02-04-2021

Áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý hoạt động tiêu chuẩn hóa không phải là vấn đề mới trên thế giới, nhất là trong thời đại công nghiệp 4.0. Việc áp dụng và cập nhật tiến bộ mới nhất về CNTT vào quản lý các hoạt động liên quan đến tiêu chuẩn hóa được các tổ chức tiêu chuẩn hóa như ISO, IEC, ITU, CODEX, ANSI, DIN… hết sức chú trọng

Nhận thức được tầm quan trọng của CNTT với quá trình xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN), năm 2017-2018, Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đã thực hiện nhiệm vụ: “Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia, tham gia xây dựng tiêu chuẩn quốc tế (TCQT)” thuộc dự án “Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật” của Chương trình quốc gia 712 về “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”.

Kế thừa ứng dụng của nhiệm vụ đã triển khai năm 2017-2018 trong quản lý, theo dõi quá trình xây dựng TCVN, tra cứu CSDL về TCVN, Hồ sơ TCVN… năm 2020, Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đã đề xuất nhiệm vụ: “Phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu về tiêu chuẩn quốc gia và các dữ liệu khác” của Dự án “Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật” thuộc Chương trình 712”. Sau một năm thực hiện, phần mềm đã chính thức chạy thử tại địa chỉ: www.tieuchuan.vsqi.gov. vn. Nhóm dự án đã thực hiện được các nội dung công việc do nhiệm vụ yêu cầu.

Số hóa hồ sơ

Hiện nay, Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đang lưu giữ khoảng 3000 bộ hồ sơ TCVN (từ năm 1963 đến 2019). Theo quy định, hồ sơ TCVN được lưu vĩnh viễn. Tuy nhiên, trong thực tế do di chuyển địa điểm, thời gian lưu trữ quá lâu nên một số bộ hồ sơ bị mờ và cũ nát. Đây là kết quả của quá trình xây dựng tiêu chuẩn và cũng là căn cứ để hủy bỏ, soát xét TCVN do đó hồ sơ TCVN đóng vai trò hết sức quan trọng cần phải được số hóa nhằm mục đích bảo quản, lưu trữ CSDL cũng là nhằm tránh rủi ro trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn, sự cố...

Hồ sơ TCVN sau khi hoàn thiện sẽ được chuyển để lưu kho, bảo quản. Theo yêu cầu của Nhiệm vụ hồ sơ TCVN sẽ được số hóa lên phần mềm trên cơ sở phân chia thành các giai đoạn: Dự thảo TCVN; Dự thảo lấy ý kiến; Dự thảo TCVN thẩm định/trình công bố; Công bố TCVN.

Phần mềm quản lý CSDL về khách hàng mua TCVN (thông qua mã QR/GS1)

Các tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế như ISO, IEC, ITU, CODEX... đều áp dụng những tiến bộ mới nhất về công nghệ thông tin trong quản lý bản quyền, quản lý cơ sở dữ liệu trong lĩnh vực tiêu chuẩn hóa. Việc ứng dụng công nghệ cho phép họ có thể thực hiện bán hàng và quản lý nội dung số rất hiệu quả, cho phép khách hàng tra cứu dễ dàng, tạo thuận lợi cho công tác phổ biến tiêu chuẩn, quản lý bản quyền tiêu chuẩn thông qua mạng lưới thành viên và các đối tác kinh doanh.

Việc ghi lại thông tin về năm phát hành và thông tin liên quan đến cơ quan giữ bản quyển tiêu chuẩn cũng được các tổ chức xây dựng tiêu chuẩn hết sức chú trọng, hầu hết tổ chức đều ghi thông tin này trên từng trang tiêu chuẩn để khẳng định bản quyền của họ.

Hiện nay, việc phát hành TCVN đang thực hiện chủ yếu theo hình thức phát hành bản giấy nhưng chỉ có thông báo bản quyền ở trang 4 (trang cuối của tiêu chuẩn). Còn trong nội dung các trang tiêu chuẩn không thể hiện vấn đề bản quyền. Do đó đã có rất nhiều tổ chức đang phát hành tiêu chuẩn thông qua các trang website, đơn vị phát hành trái phép khi chưa được sự đồng ý của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Điều này dẫn đến việc nội dung của các TCVN này không chính xác, không đúng cả về thể thức trình bày của tiêu chuẩn. Vì vậy việc quản lý bản quyền TCVN thông qua mã vạch có khả năng truy xuất nguồn gốc là hết sức cần thiết.

Sau thời gian thiết kế và xây dựng, phần mềm đã đưa vào ứng dụng trong quản lý bản quyền TCVN thông qua mã vạch có khả năng truy xuất nguồn gốc mà các đơn vị áp dụng TCVN. Việc này nhằm quản lý bản quyền TCVN nhưng cũng chính là bảo vệ quyền, lợi ích chính đáng của khách hàng. Cụ thể, các TCVN đều được cấp mã vạch riêng, các thông tin về khách hàng, giấy phép sử dụng sẽ được sử dụng thông qua mã QR. Ngoài ra, còn cho phép khách hàng mua bán online trên hệ thống giúp khách hàng có thể tìm kiếm, tra cứu và đặt mua TCVN một cách nhanh chóng, thuận tiện, giảm thời gian và chi phí cho việc mua tiêu chuẩn.

Phần mềm này có khả năng tích hợp và liên kết với các cơ sở dữ liệu khác như: Quá trình xây dựng TCVN; CSDL về hệ thống TCVN, QCVN; CSDL tiêu chuẩn nước ngoài; CSDL hồ sơ TCVN. Việc tích hợp và liên kết để chia sẻ dữ liệu nhằm cung cấp cho khách hàng cơ sở dữ liệu đầy đủ nhất khi cần sử dụng TCVN. Với các kết quả đạt được của nhiệm vụ giúp cơ quan quản lý hiệu quả quá trình xây dựng, áp dụng TCVN và lưu trữ hồ sơ TCVN. Đồng thời giúp cho các tổ chức - cá nhân sử dụng tiêu chuẩn có thể tiếp cận cơ sở dữ liệu trên phần mềm nhanh chóng, hiệu quả. Nhiệm vụ cũng đã thực hiện tốt mục tiêu đề ra của Dự án “ Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật” thuộc Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” của Thủ tướng Chính phủ.